Como organizar sua agenda se voce e executivo

Se voce e executivo, ja sabe que sua agenda e disputada por dezenas de pessoas todos os dias. Reunioes, calls, almocos de negocios, eventos, compromissos pessoais que vivem sendo adiados. Organizar agenda nesse nivel de demanda exige mais do que disciplina. Exige estrategia.

Este artigo e para quem toma decisoes de alto impacto e nao pode se dar ao luxo de perder tempo com tarefas operacionais. Vamos direto ao ponto.

O custo real de uma agenda desorganizada

Um estudo da McKinsey aponta que executivos gastam em media 28 horas por semana em reunioes. Junte a isso o tempo respondendo e-mails, atendendo demandas internas e resolvendo pendencias pessoais. Sobra pouco espaco para pensamento estrategico, e e justamente isso que uma empresa paga para um executivo fazer.

Quando a agenda esta desorganizada, as consequencias vao alem do estresse. Decisoes sao tomadas com pressa, oportunidades sao perdidas por falta de tempo para analise, e a vida pessoal sofre em silencio. A gestao de agenda para executivos nao e opcional. E parte do trabalho.

5 principios para organizar agenda executiva

1. Filtre antes de agendar. Nem toda reuniao precisa da sua presenca. Antes de aceitar, pergunte: eu sou essencial nesta reuniao? Se nao, delegue ou peca um resumo depois.
2. Crie um dia de foco semanal. Reserve pelo menos um dia por semana sem reunioes. Use para planejamento, analise e decisoes que exigem concentracao.
3. Agrupe por contexto. Reunioes com clientes num periodo, internas em outro, pessoais em outro. A troca constante de contexto drena energia cognitiva.
4. Defina horarios de acessibilidade. Nem todo mundo precisa ter acesso a sua agenda a qualquer momento. Estabeleca janelas de atendimento e comunique com clareza.
5. Delegue a gestao operacional. Confirmar, remarcar, buscar horarios, organizar logistica. Tudo isso pode e deve ser feito por outra pessoa.

Quer delegar suas tarefas e ganhar mais tempo?

Conheça os planos da Aurora e tenha uma assistente pessoal dedicada ao seu dia a dia.

Conhecer os planos

Usado por profissionais das maiores marcas:

O que um assistente pessoal faz pela agenda de um executivo

Executivos de alto nivel sempre tiveram secretarias e assistentes. Nao por status, mas por necessidade. O volume de demandas operacionais e grande demais para ser gerenciado sozinho sem sacrificar a qualidade das decisoes.

• Triagem de convites e solicitacoes de reuniao.
• Confirmacao e follow-up com participantes.
• Reserva de restaurantes, salas e logistica de encontros.
• Organizacao de viagens corporativas e pessoais.
• Lembretes de prazos, aniversarios e compromissos pessoais.
• Pesquisa previa de informacoes para reunioes importantes.

A Aurora oferece exatamente isso, so que sem a complexidade de contratar uma funcionaria com carteira assinada. Voce tem uma assistente pessoal dedicada, que se comunica pelo WhatsApp e entende o ritmo de um executivo. Os planos comecam no Essencial e vao ate o Exclusive, com atendimento prioritario e disponibilidade estendida.

Se voce esta cansado de correr atras da propria agenda, talvez seja hora de colocar alguem competente para cuidar dela enquanto voce foca no que realmente move sua carreira. Conheca os planos na página de planos ou fale com a gente pela página de contato.